پنج نکته کلیدی مدیریت تغییر در پیاده سازی موفق ERP

یکی از بزرگترین چالش های یک کسب و کار هنگام اجرای راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) درک نیاز به مدیریت تغییر سازمانی است. پیاده سازی یک راهکار ERP در سازمان شما مستلزم تغییر است و تغییر ناگزیر باعث ایجاد مقاومت می شود.

مدیریت تغییر اغلب توسط مدیرانی که فکر می کنند می توانند حداقل آموزش های کاربری را ارائه دهند نادیده گرفته می شود و انتظار دارند کارکنان بتوانند از نرم افزار جدید ERP بدون مقاومت استفاده کنند. 

در دنیایی که همه چیز به هم متصل است، با مشاهده کل تصویر به نتایج بهتری می رسیم. اتخاذ رویکردی جامع با اتصال افراد، فرایندها و سیستم ها، کارایی سازمان را بهبود می بخشد. این امر به کارکنان اطمینان می دهد که روند فرایندهای کسب و کار را درک کرده، سیستم جدید را پذیرند و از آن استفاده کنند.

اگر از راهکار  ERP جدیدی استفاده می کنید، سازمان شما به دلایل زیر به مدیریت تغییر نیاز دارد:

• یک سیستم ERP جدید بر کل سازمان تأثیر می گذارد ، مهم نیست که شرکت بزرگ یا کوچک باشد.
• وظایف روزانه کارکنان ممکن است تغییر کند و نیاز به آموزش و یادگیری ایجاد می شود.
• پیاده سازی ERP مواجهه و تعامل بیشتری با فرآیندها و داده های جدید به ارمغان می آورد.
• کارکنان سازمان نمی توانند آنچه را که نمی فهمند بپذیرند، بنابراین ارتباطات برای ارائه اطلاعات در مورد ویژگی های سیستم جدید و بیان مزایای آن برای کارکنان بسیار مهم است.

بنابراین، پنج نکته  برای اطمینان از مدیریت تغییر در سازمان شما مورد نیاز است:

1.سهم مدیریت

هنگام پیاده سازی راهکار منابع سازمانی جدید، نقش و عملکرد مدیر، در هر سازمانی بسیار کلیدی است. 

اگر کل تیم مدیریتی سازمان وارد عمل نشوند، پیاده سازی ERP موفقیت آمیز نخواهد بود. سازمانی که راهکار ERP را خریداری می کند، باید این راهکار را هم در تعیین اهداف و هم در مدیریت مسائل قبل، حین و بعد از استقرارERP  در نظر بگیرد.

همچنین، هنگام اندازه گیری موفقیت پیاده سازی ERP ، مدیران باید از معیارهایی برای تعیین انتظارات و تعیین دستاوردهای پروژه استفاده کنند.

2. ارتباطات

ارتباطات درون سازمانی برای هر سازمانی حیاتی است، اما غالباً بسیار دشوار است. مقاومت در برابر یک راهکار جدید اغلب به دلیل فقدان ارتباطات مناسب ایجاد می شود، زیرا قطعا کارکنان در طول پیاده سازی پروژه ERP با سوالات زیادی مواجه می شوند که نیازمند پاسخ است.

هرچه مدیران پروژه بتوانند به سوالات بیشتری در این راستا پاسخ دهند، ERP بصورت جذاب تری برای کارکنان ظاهر می شود.

واضح است که ارتباطات تیم های پروژه با یکدیگر، به روزرسانی و انتشار گزارشات در خصوص نحوه پیاده سازی ERP و آموزش مدیران در مورد چگونگی ایجاد ارتباطات موثر و پویا  با تیم های خود، اهمیت شایانی در  استقرار راهکار جامع سازمانی موفق دارد. زبان، فرهنگ و سطح تحصیلات در بین کاربران تأثیر قابل توجهی بر ارتباطات، تعاملات و پیام رسانی بهینه دارد.

3. استراتژی آموزش

برنامه های مدیریت تغییر باید با هدف درک و پذیرش از سوی کارکنان سازمان به سیستم ERP جدید تدوین شود و تصمیم گرفته شود که کدام یک از کاربران به عنوان کاربران کلیدی و مربی خواهند بود. 

فقدان استراتژی آموزشی در هر سازمانی می تواند پیامدهای جدی بر عدم موفقیت پیاده سازی ERP داشته باشد. آموزش کاربران باید مستمر باشد و از ابتدای کار تا زمان اجرا، از طریق برگزاری کلاس ها ، کارگاه ها و جلسات عملی انجام گیرد.

4. مشارکت کارکنان

ایجاد مشارکت کارکنان یکی از چالش های کلیدی است که اکثراً در پیاده سازی های ERP نمی توانند به آن پاسخ دهند. ارزیابی سازمانی در مراحل آغازین کار بسیار مهم است چرا که همه مسائل و فرصت ها را در سراسر سازمان برای بدست آوردن مشارکت حداکثری از کارکنان بررسی می کند.

متاسفانه، این حوزه اغلب به دلیل محدودیت بودجه نادیده گرفته می شود، در صورتی که هزینه کردن برای رفع این نیاز، دستیابی به مزایای قابل اندازه گیری در بلند مدت منتج می شود. 

با در نظر گرفتن برنامه مدون و مجموعه ای مناسب از روش ها، بکارگیری تجارب درست، همکاری حامیان پروژه و اعضای تیم، می توان مشارکت موثری را برای پیاده سازی موفق ERP در سازمان ایجاد کرد.

5. ملاحظات فرهنگی

تغییر فرهنگی عامل مهمی در پیاده سازی راهکار منابع انسانی ERP تلقی شود. برخی از پروژه های ERP به دلیل مقاومت کارکنان در برابر تغییر ناموفق تلقی شده است، به ویژه در هلدینگ ها یا در سازمان هایی که کارکنانش مدت بسیار طولانی در شرکت مشغول به کارند.

مهم است که این علائم در مراحل اولیه تشخیص داده شود تا بتوان بر اساس آن برنامه ریزی کرد.

تفاوت های زبانی، تحصیلی و جمعیت شناختی می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه درک کارکنان از اهداف، خطرات و مزایای یک راهکار ERP داشته باشد. بسیار مهم است که هنگام برنامه ریزی برای تغییر به این نکات نیز توجه شود.

پایبندی به این مولفه های مدیریت تغییر ، چالش هایی که ممکن است سازمان شما هنگام پیاده سازی و استقرار ERP با آن روبرو شوید را کاهش می دهد.