Document Management
DMS
مدیریت مستندات

اتاق های بایگانی بزرگ،که حتی در برخی از سازمان ها خود به یک واحد عریض و طویل تا پیش از ورود سیستم های رایانه ای تبدیل شده بودند را به یاد بیاورید.

قطعا گسترش استفاده از سیستم های رایانه ای تغییرات بزرگ و ملموسی را برای سازمان ها در قسمت بایگانی ایجاد کرده است، به نحوی که امکان کار برای سازمان ها بدون رایانه را غیر قابل تصور می نماید.

با توجه به گسترش استفاده از رایانه ای شخصی،بایگانی و تجمیع اطلاعات و مستندات که در سیستم های مختلف کارکنان ذخیره میگردد،از دغدغه های امروزه مدیران  می باشد، استفاده از سرور های سازمانی نیز با توجه به نحوه دسترسی های آن مشکلات سازمان ها را بر طرف نمی سازد. استفاده از سیستم راهکار یکپارچه سازمانی فناپ – FANRP -  در مقابل استفاده از رایانه های مختلف  می توان حتی از تغییر بایگانی فیزیکی به دیجیتال نیز و مهم تر دانست.

در مرحله دیجیتالی شدن اسناد سازمان ها به دسته بندی راحت تری از ذخیره مستندات خود دست یافتند.اما فنارپی با محصول مدیریت مستندات این امکان را برای شما فراهم می سازد تا تمامی مستندات خود را به صورت یکپارچه در تمامی سطح سازمان و به صورت لحظه ای در اختیار داشته باشید.

از مهم ترین مزایای این محصول موارد ذیل می باشد:

1. بهبود طبقه بندی اسناد
2. دسته بندی دقیق تر اسناد
3. کاهش فضای ذخیره سازی
4. افزایش امنیت ذخیره سازی اطلاعات
5. بازیابی و جست و جوی  آسان تر اسناد
6. پشتیبان گیری راحت تر
7. تطبیق بیشتر اسناد با مقررات سازمان

این محصول دارای فرایند های ذیل می باشد:

1. اطلاعات پایه مدیریت مستندات:
   در این فرایند کسب و کاری سازمان ها امکان ایجاد دایرکتوری، تغییر تخصیص ها، ویرایش سطح امنیتی اسناد، ویرایش قالب مستندات، ویرایش کدگذاری مستندات و ویرایش طبقه‌بندی مستندات را خواهند داشت و تمامی ویژگی های لازم برای طبقه بندی اصولی اسناد در یک ساختار یگپارچه و هماهنگ با سایر محصولات در نظر گرفته شده است. 
2. ایجاد مستندات:
   در فرایند ایجاد مستندات نیز شما امکان انتخاب عملیات برای آن مستند و افزودن فایل های پیوست را خواهید داشت.
3. تغییر/ منسوخ نمودن مستندات
4. مدیریت داده ها و بررسی وضعیت مستندات